Wij komen bij veel ondernemers over de vloer en dan gaat het uiteraard ook regelmatig over medewerkers. Gelukkig zijn de meeste ondernemers heel blij met hun mensen, maar soms horen we ze toch even zuchten: “ze doen het nooit precies zoals ik het wil”, of “ze nemen soms zo weinig initiatief”.
Zo waren we in gesprek met een snelgroeiende ondernemer. Zij heeft een ontzettend leuk bedrijf, met goede mensen in een leuke markt. Haar werknemers werken in zelfsturende teams en dus zelfstandig aan hun projecten. Het is de bedoeling dat medewerkers zelf nieuwe opdrachten binnenhalen en de werkzaamheden vervolgens onderling verdeeld worden. Het is dus belangrijk dat de mensen oog hebben voor werkvoorraad en tijdig opdrachten genereren of intern ondersteuning vragen. Gewoon met elkaar zorgen dat de klussen geklaard worden.
Het blijkt echter dat niet iedereen dit doet. Medewerkers vragen misschien 1 of 2 collega’s of ze nog werk hebben, maar als dat niet het geval is, ondernemen zij geen verdere actie. Dus wij vragen aan deze ondernemer: “Weten ze wel dat het hun eigen verantwoordelijkheid is om werk te vinden?”. En wat blijkt? Het is nooit zo letterlijk tegen hen gezegd.
Het zijn dit soort makkelijke vragen die zoveel duidelijkheid scheppen, maar vaak niet gesteld worden. Je gaat er vaak vanuit dat iedereen wel weet hoe het werkt binnen het bedrijf. Dan valt het tegen als dat niet het geval is en ontstaat irritatie. Maar je moet bedenken dat niemand denkt zoals jij. Iedereen heeft zijn eigen waarheid, zijn eigen logica en zijn eigen manier van denken. Daarnaast denk je als ondernemer dat iedereen binnen het bedrijf de missie, visie en werkafspraken duidelijk voor ogen heeft, zonder dat je die regelmatig blijft delen met elkaar. De truc is om te zorgen dat je allemaal duidelijkheid hebt over ieders verwachtingen. Hier komt de leidinggevende aan bod, want het is zijn/haar taak alle verwachtingen te stroomlijnen en daarmee duidelijkheid te creëren.
Een ideale gelegenheid om te toetsen of je (nog) op één lijn zit met elkaar is tijdens een functioneringsgesprek. Voer je die wel eens? Vaak denken mensen deze gesprekken niet nodig te hebben, want “We zeggen het gewoon gelijk als er wat is”. Dat is zonde, want je ontneemt jezelf een mooi moment om je verwachtingen uit spreken en je werknemer de kans om het over zijn/haar ambities te hebben. Bovendien is onze ervaring dat je in de dagelijkse communicatie niet komt tot de kern van de boodschap, waar gaat het nu echt om, waar loop je langs elkaar heen? Hoe kan je dit voorkomen in de toekomst. Snapt iemand wel echt waarom je wil dat het gebeurt zoals jij aangeeft? Begrijpt hij het belang?
Voor een organisatie is het essentieel dat uitgesproken wordt wat er niet goed gaat. Als dat niet gebeurt, krijg je een roddelcultuur. Mensen bespreken onderling dan hun problemen, blazen dat bij voorkeur ook nog flink op, en jij als ondernemer kan continu brandjes blussen. Voorkom dit door regelmatig bij elkaar te zitten.
Het doel van een functioneringsgesprek is eigenlijk heel simpel: hoe krijgen we een betere werkgever/nemer-relatie? Dit is dus hartstikke positief! Terwijl veel mensen, zowel werkgevers als werknemers, er toch vaak tegenop zien. In dit blog willen je helpen met het voorbereiden van goede functioneringsgesprekken.
Eerst even een paar algemene opmerkingen over functioneringsgesprekken:
- functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek!
- Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer
- In een functioneringsgesprek hoort een werknemer in principe geen nieuwe dingen te horen over zijn/haar functioneren van het afgelopen jaar, alleen bevestigingen van wat al bekend is.
- Een functioneringsgesprek gaat met name over de toekomst, niet over het verleden.
- Plan je een gesprek met een medewerker, geef dan altijd mee dat een functioneringsgesprek opbouwend bedoeld is.
Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer, maar in de praktijk gaat dat nog vaak fout. Tweerichtingsverkeer betekent namelijk niet dat de werknemer “ook iets mag zeggen”, het betekent dat jullie een gelijkwaardig gesprek hebben over zijn/haar functioneren als werknemer en jouw functioneren als leidinggevende. Dus terwijl jullie het hebben over hoe de werknemer nog beter zou kunnen functioneren, hebben jullie het ook over wat jij moet doen om dit te ondersteunen.
De meeste spanning voor zo’n gesprek wordt veroorzaakt door onzekerheid. Als je het gesprek allebei voorbereidt neem je een groot gedeelte van de onzekerheid, en daarmee stress, al weg. Jullie weten waar het over zal gaan, maar je weet ook dat het doel van het gesprek is er allebei beter van te worden. Jullie moeten dus aan het eind van het gesprek allebei met een goed gevoel verder gaan.
Maar hoe kun je zo’n gesprek nou goed voorbereiden? Het is niet de bedoeling dat je als werkgever een agenda opstelt en die punt voor punt doorloopt, dat is een complete conversatiekiller. Wat beter werkt, is dat je allebei een aantal vragen voorbereidt en deze gebruikt als gesprekspunten. Bepaal van tevoren het gewenste resultaat van de bespreking, zodat je daar je vragen op kan aanpassen.
Vragen die je bijvoorbeeld kan gebruiken:
Voorbereiden door Werknemer
- Waar ben je goed in, waar ligt jouw kracht?
- Waar heb je het meeste moeite mee?
- Hoe kunnen we dit verbeteren?
- Hoe zie jij dit bedrijf over vijf jaar en wat is jouw rol hierin?
- Heb je ambities voor andere werkzaamheden binnen dit bedrijf?
- Heb je ideeën om de afdeling/functie te verbeteren?
- Wat heb je daarvoor nodig? Tijd/opleiding/budget/etc.
- Als jij de leiding had over het bedrijf, wat zou je dan anders doen?
- Zijn er andere omstandigheden die jou negatief beïnvloeden? (sfeer, werkdruk etc.)
Voorbereiden door leidinggevende
- Wat zijn de positieve kwaliteiten van de werknemer?
- Waar zou de medewerker zich nog in kunnen verbeteren
- Waar zou het voor jouw gevoel nog beter kunnen binnen het bedrijf/afdeling/functie?
- Wat kan de medewerker hier in bijdragen?
- Welke rol zie jij voor jouw medewerker over een jaar of 5?
- Is hier naar jouw mening meer tijd/kennis/begeleiding voor nodig?
Feit is dat medewerkers vaak meer weten van wat er binnen en buiten het bedrijf speelt dan dat je denkt. Het is belangrijk dat je deze kennis verzamelt en gebruikt. Niet alleen omdat je anders goede inzichten mist, maar ook omdat je medewerkers zich hierdoor persoonlijk betrokken voelen bij het bedrijf.
Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je regelmatig samenvat wat er gezegd is en dat je aantekeningen maakt. Uiteraard leg je ook de gemaakte afspraken vast. Medewerker en leidinggevende moeten allebei akkoord zijn met de uiteindelijke wederzijdse afspraken. De afspraken vastleggen doe je niet om je elkaar te kunnen “controleren” bij het volgende gesprek, maar als een richtlijn voor het komende jaar zodat je niets vergeet en het alleen bij goede bedoelingen blijft. Lukt het niet om de gemaakte afspraken na te komen? Vraag je dan af waarom niet en wat jullie er aan kunnen doen om ze alsnog te realiseren.
Nog even wat tips:
- Houd het gesprek in een rustige ruimte waar je niet afgeleid wordt en vrijuit kan praten.
- Doe nooit aannames. Als iets niet helemaal duidelijk is, vraag dan door
- Ga niet in de verdediging als je kritiek krijgt
- Stel geen retorische vragen
- Probeer cliché vragen te vermijden, daar krijg je vaak een cliché antwoord op.
- Voorkom algemeenheden die op het team slaan in plaats van op de betrokken medewerker
- Geef af en toe een samenvatting van wat je medewerker vertelt, dan weet je zeker dat je elkaar goed begrijpt.
- Laat je medewerker zoveel mogelijk zelf aan het woord
Gek eigenlijk, je bedrijf draait als een tierelier, je kan de klantaanvragen nauwelijks aan en alles loopt op rolletjes, maar toch… Er is een tekort aan geld. Wij komen dit best regelmatig tegen. Een van de problemen van snelgroeiende bedrijven is namelijk dat je moet investeren in je groei. Je moet extra materialen aanschaffen, nieuwe medewerkers aantrekken, misschien zelfs wel in een groter pand gaan zitten. Tijd voor een liquiditeitsplanning!
De kosten gaan altijd weer voor de baten uit. Voordat je de opbrengst van een nieuwe medewerker of extra voorraad hebt ontvangen ben je zo een paar maanden verder. In de tussentijd lopen de bankrentes en aflossingen, de belastingafdrachten en salarissen gewoon door.
In een liquiditeitsplanning kan je goed kan voorspellen wanneer je welke inkomsten en uitgaven verwacht. Hiermee voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan. Want je kan nog zulke goede resultaten halen en nog zo veel winst hebben, als er geen geld op je bankrekening staat, wordt het ondernemen erg lastig. Inzicht in de geldstromen zorgt er voor dat je controle krijgt over deze geldstromen.
Wat is een liquiditeitsplanning?
Een liquiditeitsplanning geeft een overzicht van je inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Anders gezegd, hoeveel geld komt er periodiek binnen, en hoeveel geld gaat er uit. Deze planning maak je voor een langere termijn en verdeeld in perioden. In de planning staan alle grote posten gespecificeerd genoemd.
M aar ik weet toch hoeveel winst ik maak?
Omzet is wat anders dan inkomsten en kosten is wat anders dan uitgaven. Omzet en kosten bepalen je bedrijfsresultaat, terwijl het bij inkomsten en uitgaven om geld gaat wat daadwerkelijk binnenkomt en uitgegeven wordt. Dit zijn verschillende dingen: een aflossing op je banklening is bijvoorbeeld een uitgave, terwijl dit niet in het bedrijfsresultaat te zien is. Het is geen kostenpost.
Wel winst, maar toch een negatieve cashflow
Het kan gebeuren dat je een goedlopend bedrijf hebt met een positief bedrijfsresultaat, maar een negatieve cashflow (saldo inkomsten -/- uitgaven). Dit zien wij nog wel eens bij bedrijven met een hoge financiering en flinke periodieke aflossing. Op de lange termijn betekent een negatieve cashflow dat je steeds minder geld hebt om betalingen te doen, waarna je in het ergste geval faillissement moet aanvragen. Indien dit het geval is bij jou, dan is het verstandig te kijken naar bijvoorbeeld een herfinanciering of andere mogelijkheden om de inkomsten en uitgaven weer in balans te krijgen.
Hoe maak je een goede liquiditeitsplanning?
Zelf begin ik altijd met het maken van een overzicht van alle inkomsten per inkomstengroep en alle uitgaven per rubriek. Ik maak meestal een planning per maand, maar soms kan het nodig zijn om een weekplanning te maken.
Inkomsten
De inkomsten splits je zo veel mogelijk uit. Stel je hebt twee soorten omzetten, waarvan één het hele jaar door geld genereert en de ander erg fluctueert, dan is het fijn om deze op twee regels apart te zien in het overzicht. Je kan zo de inkomsten makkelijker voorspellen door per groep het bijbehorende betalingspatroon te gebruiken.
Uitgaven
Splits de uitgaven uit, zodat je alle uitgaven afzonderlijk in beeld krijgt en alleen de kleine uitgaven als restpost overhoudt. Zelf wil ik altijd de uitgaven die ik op jaarbasis heb (verzekeringspremies, abonnementen, vakantiegeld, bonussen), kwartaalbasis (huur, aflossing lening, BTW) of onregelmatig (voorschot vennootschapsbelasting (maart tot en met december) apart zien. Grote maandelijkse uitgaven zet ik ook apart in mijn overzicht. Denk hierbij aan personeelskosten, inkoop/inhuur ten behoeve van de omzet of de leasetermijnen voor het wagenpark. Ook voeg ik uitgaven toe ten behoeve van investeringen en rente van de (bank)leningen. Kleine uitgaven (bijv schoonmaak, kleine aankopen) voeg je bij elkaar onder diverse crediteuren.
Het invullen van de getallen
Als het raamwerk staat, ga je dit vullen met getallen. Het makkelijkst is om te kijken hoe inkomsten en uitgaven in het verleden bij- en afgeschreven werden.
Inkomsten
Vul nu per maand in welke betalingen je verwacht binnen te krijgen. Als jouw klanten in de zomermaanden slecht betalen, dan zal dat in de toekomst waarschijnlijk ook zo zijn. Stel dat je per half jaar factureert, dan zal je de maand na facturatie een piek in de betalingen verwachten. Neem ook eventuele omzetgroei of -daling mee in je prognose. Raak je over vijf maanden een grote klant kwijt? Dan zal dat zeker effect hebben op je inkomsten. Als je de inkomsten voor een jaar hebt ingevuld, controleer dan of het totaal bedrag min of meer overeenkomt met de te verwachten jaaromzet. Let wel op: de inkomsten liggen, uitgaande van 21% BTW, 21% hoger dan de jaaromzet.
Uitgaven
Begin met het invullen van de kostprijs van de omzet. Houd ook hier weer rekening met de BTW. Je uitgaven liggen 21% hoger dan je kosten in de resultatenrekening/jaarrekening. Vul daarna de loonkosten in. Houd er rekening mee dat je deze laat stijgen als je een salarisverhoging in de planning hebt, of als je een nieuwe medewerker wil aannemen. Denk er ook aan dat de loonbelasting ook zal stijgen bij hogere loonkosten. Vergeet ook niet extra loonbelasting op te nemen in de maand na de bonusuitbetalingen of vakantiegelden. Dit is ook het geval bij de uitbetaling van overtollige vakantiedagen aan het begin van het jaar.
Banksaldo
In de eerste maand vul je het beginsaldo van de bank in, zodat de rest van de saldi doorgerekend kunnen worden.
Voorbeeld ingevulde planning
In onderstaand overzicht is een voorbeeld te zien van een maandplanning. Deze ondernemer heeft kennelijk twee belangrijke facturatiemomenten, waardoor er in februari en augustus veel meer geld binnenkomt dan in de overige maanden. In dit overzicht is te zien dat er in januari, juni en juli een geldtekort verwacht wordt. Door dit nu al te weten, kan de ondernemer hier tijdig maatregelen voor treffen, zodat dit gat opgevangen kan worden. Denk hier bijvoorbeeld aan het sneller factureren, betalingskorting geven bij betaling binnen 10 dagen, investeringen een paar maanden uitstellen etc.
“We hebben deze maand heel veel winst gemaakt want we hebben heel veel facturen gestuurd.”
Bovenstaande is een uitspraak van één van onze klanten. Als je veel factureert gaat het goed toch? Niet per se, als je alleen kijkt naar wat je factureert kan het zomaar zijn dat een hele goede maand eigenlijk toch een hele slechte is.
Veel bedrijven beginnen klein. Zo ook het bedrijf van deze klant. Er wordt gestart met hooguit een paar man en één van hen doet de administratie. Veel werk is het ook niet, 3-4 verkoopfactuurtjes per maand en een beetje inkoop. Het bedrijf wordt al snel succesvoller en de 3-4 facturen worden er al gauw 30 en uiteindelijk meer dan 100 per maand. Er komen een tweede en derde vestiging bij en er wordt personeel ingehuurd van derden.
Hartstikke mooi natuurlijk! Alleen werd de administratie nog op dezelfde manier gedaan als in het begin, en de ondernemer was compleet het overzicht kwijt. In zijn maandresultaten zag hij grote fluctuaties in het resultaat en de ondernemer wist niet goed waar geld werd verdiend en waar geld werd verloren.
Wat gebeurt er als je de omzet factureert in de ene maand en de bijbehorende inkoopfactuur boekt in de maand erna? Als je dan geen reservering maakt voor nog te verwachten inkoopfacturen, lijkt het alsof je in maand 1 dik winst draait, maar in de maand erna heb je vervolgens een verlies te pakken. Grote afwijkingen kunnen ook ontstaan bij de verwerking van intercompany facturen als de verkoop wel wordt geregistreerd, maar de inkoop bij het andere bedrijf niet. Zonde, want bijsturen op basis van onbetrouwbare cijfers is onmogelijk en zorgt voor nare verrassingen aan het eind van het boekjaar.
Hoe zorg je er nu voor dat je resultaat betrouwbaar is? Dat begint altijd met je in- en verkoop in de goede maand te boeken. Hieronder een korte checklist om je te helpen dit voor elkaar te krijgen!
Verkoop
1. Heb je alles gefactureerd wat je kan factureren?
Zorg er altijd voor dat je zo snel mogelijk factureert. Hoe eerder je factureert, des te sneller is je factuur betaald. Bovendien: je kan de factuur niet meer vergeten.
2. Welke omzet is in de maand na rapportagedatum gefactureerd?
In het grootboekschema beginnen omzetrekeningen vaak met een 8.. Stel we maken de cijfers voor oktober gereed. Welk bedrag is er nu in november geboekt aan omzet (ex BTW), waarvan het werk al in oktober is afgerond? Deze omzet hoort bij de maand oktober. Maak hiervoor een correctie, zodat de omzet bijgeboekt wordt in oktober, en afgeboekt in november. Dit doe je met een memoriaalboeking. In oktober boek je het omzetbedrag credit in de omzet, en debet op de balansrekening “nog te verzenden facturen”. In november voer je deze boeking precies andersom uit.
3. Welke omzet is in de rapportagemaand vooruit gefactureerd?
Kijk hiervoor weer in de grootboek details. Corrigeer deze bedragen door middel van een memoriaalboeking. In oktober boek je dit bedrag debet in de omzet en credit op de balansrekening “vooruitgefactureerde bedragen”. In de maand waar de factuur betrekking op heeft, boek je dit tegengesteld, zodat de omzet in deze maand valt. Stel dat je een halfjaarfactuur vooruit stuurt, dan deel je het omzet bedrag door zes en boek je elke maand waar de factuur betrekking op heeft een zesde van de omzet.
4. Welke omzet is nog niet gefactureerd?
Heb je werk verricht in oktober dat nog niet gefactureerd kan worden? Bepaal de hoogte van de omzet van dit werk (ex BTW) en boek deze omzet bij zoals onder punt 2 beschreven. De tegenboeking maak je op het moment dat de factuur wel is verstuurd.
Inkoop
5. Zijn alle inkoopfacturen geboekt?
Heb je alle standaardinkoopfacturen (lease, huur, maandelijkse kosten etc.) binnen en zijn deze allemaal geboekt?
6. Welke kosten zijn er in de volgende maand geboekt?
Ook bij de inkoopfacturen moet er gecheckt worden of deze geboekt zijn in de maand waar deze betrekking op hebben. Kijk hiervoor weer in de grootboekdetails. Zijn er kosten geboekt in november, die bij oktober horen? Maak hier dan, weer dmv een memo boeking, een correctie voor. Boek de kosten debet in oktober (op dezelfde rekening als waar de kosten in november terechtgekomen zijn) en credit op de balansrekening “nog te ontvangen facturen”. Boek deze memo in november precies andersom.
7. Welke kosten zijn in de rapportagemaand vooruitgefactureerd?
Deze kosten moeten ook via memoboekingen in de juiste maand geboekt worden. Boek de kosten credit in oktober en debet in november (of in een andere maand als deze kosten bij een latere maand horen). Heeft de factuur betrekking op meerdere maanden, dan verdeel je die kosten naar rato over die maanden.
8. Voor welke kosten zijn de facturen nog niet binnengekomen?
Voor deze facturen moet je een reservering boeken: boek door middel van een memoriaal boeking de verwachte kosten (excl. BTW) debet in de kosten en credit op de balans “nog te ontvangen facturen”. De uiteindelijke factuur kan of rechtstreeks op de balans geboekt worden, of in de kosten met gelijktijdige tegenboeking van de memoboeking.
Maandelijkse boekingen/controles
9. Zijn alle afschrijvingen geboekt?
Zijn er nieuwe activa aangeschaft? Nieuwe activa moeten op de balans geboekt worden in de rubriek waar deze in thuis horen (bijvoorbeeld inventaris). Vervolgens moeten deze activa afgeschreven worden volgens de geldende regels van de belastingdienst.
10. Zijn de bankrentes in de juiste maand geboekt?
Bankrentes worden meestal achteraf berekend. Maak een inschatting van de te verwachten kosten per maand. Boek (wederom via memo) een reservering in de kosten (debet) en boek deze credit op de balans “nog te ontvangen facturen”.
11. Kijk nu nog een keer naar alle balansrekeningen.
Kloppen de saldi die er op staan, zijn ze logisch vergeleken met eerdere maanden?
12. Controleer de winst- en verliesrekeningen
Liggen de geboekte maandbedragen in lijn met eerdere maanden? Als dit niet het geval is, kijk dan of je hier een verklaring voor hebt.
Deze lijst is natuurlijk vrij algemeen, maar wij assisteren ook ter plaatse met het ordenen van je administratie. Dit kan het corrigeren van foutieve boekingen zijn, maar ook het herinrichten van de complete administratie, inclusief alle financiële processen. Neem contact
met ons op voor meer info!
