Wij komen bij veel ondernemers over de vloer en dan gaat het uiteraard ook regelmatig over medewerkers. Gelukkig zijn de meeste ondernemers heel blij met hun mensen, maar soms horen we ze toch even zuchten: “ze doen het nooit precies zoals ik het wil”, of “ze nemen soms zo weinig initiatief”.
Zo waren we in gesprek met een snelgroeiende ondernemer. Zij heeft een ontzettend leuk bedrijf, met goede mensen in een leuke markt. Haar werknemers werken in zelfsturende teams en dus zelfstandig aan hun projecten. Het is de bedoeling dat medewerkers zelf nieuwe opdrachten binnenhalen en de werkzaamheden vervolgens onderling verdeeld worden. Het is dus belangrijk dat de mensen oog hebben voor werkvoorraad en tijdig opdrachten genereren of intern ondersteuning vragen. Gewoon met elkaar zorgen dat de klussen geklaard worden.
Het blijkt echter dat niet iedereen dit doet. Medewerkers vragen misschien 1 of 2 collega’s of ze nog werk hebben, maar als dat niet het geval is, ondernemen zij geen verdere actie. Dus wij vragen aan deze ondernemer: “Weten ze wel dat het hun eigen verantwoordelijkheid is om werk te vinden?”. En wat blijkt? Het is nooit zo letterlijk tegen hen gezegd.
Het zijn dit soort makkelijke vragen die zoveel duidelijkheid scheppen, maar vaak niet gesteld worden. Je gaat er vaak vanuit dat iedereen wel weet hoe het werkt binnen het bedrijf. Dan valt het tegen als dat niet het geval is en ontstaat irritatie. Maar je moet bedenken dat niemand denkt zoals jij. Iedereen heeft zijn eigen waarheid, zijn eigen logica en zijn eigen manier van denken. Daarnaast denk je als ondernemer dat iedereen binnen het bedrijf de missie, visie en werkafspraken duidelijk voor ogen heeft, zonder dat je die regelmatig blijft delen met elkaar. De truc is om te zorgen dat je allemaal duidelijkheid hebt over ieders verwachtingen. Hier komt de leidinggevende aan bod, want het is zijn/haar taak alle verwachtingen te stroomlijnen en daarmee duidelijkheid te creëren.
Een ideale gelegenheid om te toetsen of je (nog) op één lijn zit met elkaar is tijdens een functioneringsgesprek. Voer je die wel eens? Vaak denken mensen deze gesprekken niet nodig te hebben, want “We zeggen het gewoon gelijk als er wat is”. Dat is zonde, want je ontneemt jezelf een mooi moment om je verwachtingen uit spreken en je werknemer de kans om het over zijn/haar ambities te hebben. Bovendien is onze ervaring dat je in de dagelijkse communicatie niet komt tot de kern van de boodschap, waar gaat het nu echt om, waar loop je langs elkaar heen? Hoe kan je dit voorkomen in de toekomst. Snapt iemand wel echt waarom je wil dat het gebeurt zoals jij aangeeft? Begrijpt hij het belang?
Voor een organisatie is het essentieel dat uitgesproken wordt wat er niet goed gaat. Als dat niet gebeurt, krijg je een roddelcultuur. Mensen bespreken onderling dan hun problemen, blazen dat bij voorkeur ook nog flink op, en jij als ondernemer kan continu brandjes blussen. Voorkom dit door regelmatig bij elkaar te zitten.
Het doel van een functioneringsgesprek is eigenlijk heel simpel: hoe krijgen we een betere werkgever/nemer-relatie? Dit is dus hartstikke positief! Terwijl veel mensen, zowel werkgevers als werknemers, er toch vaak tegenop zien. In dit blog willen je helpen met het voorbereiden van goede functioneringsgesprekken.
Eerst even een paar algemene opmerkingen over functioneringsgesprekken:
- functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek!
- Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer
- In een functioneringsgesprek hoort een werknemer in principe geen nieuwe dingen te horen over zijn/haar functioneren van het afgelopen jaar, alleen bevestigingen van wat al bekend is.
- Een functioneringsgesprek gaat met name over de toekomst, niet over het verleden.
- Plan je een gesprek met een medewerker, geef dan altijd mee dat een functioneringsgesprek opbouwend bedoeld is.
Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer, maar in de praktijk gaat dat nog vaak fout. Tweerichtingsverkeer betekent namelijk niet dat de werknemer “ook iets mag zeggen”, het betekent dat jullie een gelijkwaardig gesprek hebben over zijn/haar functioneren als werknemer en jouw functioneren als leidinggevende. Dus terwijl jullie het hebben over hoe de werknemer nog beter zou kunnen functioneren, hebben jullie het ook over wat jij moet doen om dit te ondersteunen.
De meeste spanning voor zo’n gesprek wordt veroorzaakt door onzekerheid. Als je het gesprek allebei voorbereidt neem je een groot gedeelte van de onzekerheid, en daarmee stress, al weg. Jullie weten waar het over zal gaan, maar je weet ook dat het doel van het gesprek is er allebei beter van te worden. Jullie moeten dus aan het eind van het gesprek allebei met een goed gevoel verder gaan.
Maar hoe kun je zo’n gesprek nou goed voorbereiden? Het is niet de bedoeling dat je als werkgever een agenda opstelt en die punt voor punt doorloopt, dat is een complete conversatiekiller. Wat beter werkt, is dat je allebei een aantal vragen voorbereidt en deze gebruikt als gesprekspunten. Bepaal van tevoren het gewenste resultaat van de bespreking, zodat je daar je vragen op kan aanpassen.
Vragen die je bijvoorbeeld kan gebruiken:
Voorbereiden door Werknemer
- Waar ben je goed in, waar ligt jouw kracht?
- Waar heb je het meeste moeite mee?
- Hoe kunnen we dit verbeteren?
- Hoe zie jij dit bedrijf over vijf jaar en wat is jouw rol hierin?
- Heb je ambities voor andere werkzaamheden binnen dit bedrijf?
- Heb je ideeën om de afdeling/functie te verbeteren?
- Wat heb je daarvoor nodig? Tijd/opleiding/budget/etc.
- Als jij de leiding had over het bedrijf, wat zou je dan anders doen?
- Zijn er andere omstandigheden die jou negatief beïnvloeden? (sfeer, werkdruk etc.)
Voorbereiden door leidinggevende
- Wat zijn de positieve kwaliteiten van de werknemer?
- Waar zou de medewerker zich nog in kunnen verbeteren
- Waar zou het voor jouw gevoel nog beter kunnen binnen het bedrijf/afdeling/functie?
- Wat kan de medewerker hier in bijdragen?
- Welke rol zie jij voor jouw medewerker over een jaar of 5?
- Is hier naar jouw mening meer tijd/kennis/begeleiding voor nodig?
Feit is dat medewerkers vaak meer weten van wat er binnen en buiten het bedrijf speelt dan dat je denkt. Het is belangrijk dat je deze kennis verzamelt en gebruikt. Niet alleen omdat je anders goede inzichten mist, maar ook omdat je medewerkers zich hierdoor persoonlijk betrokken voelen bij het bedrijf.
Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je regelmatig samenvat wat er gezegd is en dat je aantekeningen maakt. Uiteraard leg je ook de gemaakte afspraken vast. Medewerker en leidinggevende moeten allebei akkoord zijn met de uiteindelijke wederzijdse afspraken. De afspraken vastleggen doe je niet om je elkaar te kunnen “controleren” bij het volgende gesprek, maar als een richtlijn voor het komende jaar zodat je niets vergeet en het alleen bij goede bedoelingen blijft. Lukt het niet om de gemaakte afspraken na te komen? Vraag je dan af waarom niet en wat jullie er aan kunnen doen om ze alsnog te realiseren.
Nog even wat tips:
- Houd het gesprek in een rustige ruimte waar je niet afgeleid wordt en vrijuit kan praten.
- Doe nooit aannames. Als iets niet helemaal duidelijk is, vraag dan door
- Ga niet in de verdediging als je kritiek krijgt
- Stel geen retorische vragen
- Probeer cliché vragen te vermijden, daar krijg je vaak een cliché antwoord op.
- Voorkom algemeenheden die op het team slaan in plaats van op de betrokken medewerker
- Geef af en toe een samenvatting van wat je medewerker vertelt, dan weet je zeker dat je elkaar goed begrijpt.
- Laat je medewerker zoveel mogelijk zelf aan het woord
Gek eigenlijk, je bedrijf draait als een tierelier, je kan de klantaanvragen nauwelijks aan en alles loopt op rolletjes, maar toch… Er is een tekort aan geld. Wij komen dit best regelmatig tegen. Een van de problemen van snelgroeiende bedrijven is namelijk dat je moet investeren in je groei. Je moet extra materialen aanschaffen, nieuwe medewerkers aantrekken, misschien zelfs wel in een groter pand gaan zitten. Tijd voor een liquiditeitsplanning!
De kosten gaan altijd weer voor de baten uit. Voordat je de opbrengst van een nieuwe medewerker of extra voorraad hebt ontvangen ben je zo een paar maanden verder. In de tussentijd lopen de bankrentes en aflossingen, de belastingafdrachten en salarissen gewoon door.
In een liquiditeitsplanning kan je goed kan voorspellen wanneer je welke inkomsten en uitgaven verwacht. Hiermee voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan. Want je kan nog zulke goede resultaten halen en nog zo veel winst hebben, als er geen geld op je bankrekening staat, wordt het ondernemen erg lastig. Inzicht in de geldstromen zorgt er voor dat je controle krijgt over deze geldstromen.
Wat is een liquiditeitsplanning?
Een liquiditeitsplanning geeft een overzicht van je inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Anders gezegd, hoeveel geld komt er periodiek binnen, en hoeveel geld gaat er uit. Deze planning maak je voor een langere termijn en verdeeld in perioden. In de planning staan alle grote posten gespecificeerd genoemd.
M aar ik weet toch hoeveel winst ik maak?
Omzet is wat anders dan inkomsten en kosten is wat anders dan uitgaven. Omzet en kosten bepalen je bedrijfsresultaat, terwijl het bij inkomsten en uitgaven om geld gaat wat daadwerkelijk binnenkomt en uitgegeven wordt. Dit zijn verschillende dingen: een aflossing op je banklening is bijvoorbeeld een uitgave, terwijl dit niet in het bedrijfsresultaat te zien is. Het is geen kostenpost.
Wel winst, maar toch een negatieve cashflow
Het kan gebeuren dat je een goedlopend bedrijf hebt met een positief bedrijfsresultaat, maar een negatieve cashflow (saldo inkomsten -/- uitgaven). Dit zien wij nog wel eens bij bedrijven met een hoge financiering en flinke periodieke aflossing. Op de lange termijn betekent een negatieve cashflow dat je steeds minder geld hebt om betalingen te doen, waarna je in het ergste geval faillissement moet aanvragen. Indien dit het geval is bij jou, dan is het verstandig te kijken naar bijvoorbeeld een herfinanciering of andere mogelijkheden om de inkomsten en uitgaven weer in balans te krijgen.
Hoe maak je een goede liquiditeitsplanning?
Zelf begin ik altijd met het maken van een overzicht van alle inkomsten per inkomstengroep en alle uitgaven per rubriek. Ik maak meestal een planning per maand, maar soms kan het nodig zijn om een weekplanning te maken.
Inkomsten
De inkomsten splits je zo veel mogelijk uit. Stel je hebt twee soorten omzetten, waarvan één het hele jaar door geld genereert en de ander erg fluctueert, dan is het fijn om deze op twee regels apart te zien in het overzicht. Je kan zo de inkomsten makkelijker voorspellen door per groep het bijbehorende betalingspatroon te gebruiken.
Uitgaven
Splits de uitgaven uit, zodat je alle uitgaven afzonderlijk in beeld krijgt en alleen de kleine uitgaven als restpost overhoudt. Zelf wil ik altijd de uitgaven die ik op jaarbasis heb (verzekeringspremies, abonnementen, vakantiegeld, bonussen), kwartaalbasis (huur, aflossing lening, BTW) of onregelmatig (voorschot vennootschapsbelasting (maart tot en met december) apart zien. Grote maandelijkse uitgaven zet ik ook apart in mijn overzicht. Denk hierbij aan personeelskosten, inkoop/inhuur ten behoeve van de omzet of de leasetermijnen voor het wagenpark. Ook voeg ik uitgaven toe ten behoeve van investeringen en rente van de (bank)leningen. Kleine uitgaven (bijv schoonmaak, kleine aankopen) voeg je bij elkaar onder diverse crediteuren.
Het invullen van de getallen
Als het raamwerk staat, ga je dit vullen met getallen. Het makkelijkst is om te kijken hoe inkomsten en uitgaven in het verleden bij- en afgeschreven werden.
Inkomsten
Vul nu per maand in welke betalingen je verwacht binnen te krijgen. Als jouw klanten in de zomermaanden slecht betalen, dan zal dat in de toekomst waarschijnlijk ook zo zijn. Stel dat je per half jaar factureert, dan zal je de maand na facturatie een piek in de betalingen verwachten. Neem ook eventuele omzetgroei of -daling mee in je prognose. Raak je over vijf maanden een grote klant kwijt? Dan zal dat zeker effect hebben op je inkomsten. Als je de inkomsten voor een jaar hebt ingevuld, controleer dan of het totaal bedrag min of meer overeenkomt met de te verwachten jaaromzet. Let wel op: de inkomsten liggen, uitgaande van 21% BTW, 21% hoger dan de jaaromzet.
Uitgaven
Begin met het invullen van de kostprijs van de omzet. Houd ook hier weer rekening met de BTW. Je uitgaven liggen 21% hoger dan je kosten in de resultatenrekening/jaarrekening. Vul daarna de loonkosten in. Houd er rekening mee dat je deze laat stijgen als je een salarisverhoging in de planning hebt, of als je een nieuwe medewerker wil aannemen. Denk er ook aan dat de loonbelasting ook zal stijgen bij hogere loonkosten. Vergeet ook niet extra loonbelasting op te nemen in de maand na de bonusuitbetalingen of vakantiegelden. Dit is ook het geval bij de uitbetaling van overtollige vakantiedagen aan het begin van het jaar.
Banksaldo
In de eerste maand vul je het beginsaldo van de bank in, zodat de rest van de saldi doorgerekend kunnen worden.
Voorbeeld ingevulde planning
In onderstaand overzicht is een voorbeeld te zien van een maandplanning. Deze ondernemer heeft kennelijk twee belangrijke facturatiemomenten, waardoor er in februari en augustus veel meer geld binnenkomt dan in de overige maanden. In dit overzicht is te zien dat er in januari, juni en juli een geldtekort verwacht wordt. Door dit nu al te weten, kan de ondernemer hier tijdig maatregelen voor treffen, zodat dit gat opgevangen kan worden. Denk hier bijvoorbeeld aan het sneller factureren, betalingskorting geven bij betaling binnen 10 dagen, investeringen een paar maanden uitstellen etc.